¿Cómo migrar de SAP a S/4HANA? Una guía

SAP S/4HANA es la última generación de SAP Business Suite, que se basa en la plataforma in-memory SAP HANA. Con SAP S/4HANA, las empresas pueden simplificar, acelerar y digitalizar sus procesos de negocio. Pero, ¿cómo funciona la migración de un sistema SAP existente a SAP S/4HANA? ¿Cuáles son los riesgos y las oportunidades? ¿Y qué enfoques y mejores prácticas deberían tenerse en cuenta?

En esta entrada del blog, queremos ofrecerle una visión general de los aspectos más importantes de la migración a SAP S/4HANA y proporcionarle algunos consejos para un cambio exitoso.

¿Por qué migrar a SAP S/4HANA?

SAP es uno de los principales sistemas ERP utilizado por muchas empresas de diversos sectores. SAP ofrece una gama de soluciones que se adaptan a los requisitos y procesos específicos de los clientes. Una de estas soluciones es S/4HANA, la última generación de SAP, que se basa en la base de datos en memoria Hana. Además, el soporte de SAP para su predecesora, SAP Business Suite, expirará a finales de 2027. Por tanto, la migración es inevitable.

S/4HANA ofrece muchas ventajas con respecto a las versiones anteriores de SAP, como por ejemplo

• Mayor velocidad y rendimiento gracias al uso de tecnología in-memory
• Una estructura y arquitectura de datos simplificada que reduce la complejidad y aumenta la transparencia
• Mayor facilidad de uso y flexibilidad gracias a la integración de Fiori, la moderna interfaz de usuario de SAP
• Mejor adaptabilidad a los cambiantes requisitos empresariales gracias a la compatibilidad con escenarios en la nube, híbridos y locales
• Mayor innovación y competitividad mediante la utilización de nuevas funciones y oportunidades en los ámbitos de la inteligencia artificial, el Internet de las cosas, los macrodatos, etc.
• Una función de análisis integrada que proporciona información en tiempo real sobre los datos empresariales.
• Un alto grado de flexibilidad y personalización que permite satisfacer las necesidades individuales
• Mejor integración con soluciones en la nube y otras aplicaciones SAP
• Una plataforma preparada para el futuro que se desarrolla continuamente y admite nuevas innovaciones

Con SAP S/4HANA, las empresas pueden, por tanto, aumentar su competitividad, reducir sus costes y servir mejor a sus clientes.

Para ilustrar estas ventajas, podemos citar algunos ejemplos de diferentes sectores:

• Un fabricante de automóviles puede utilizar SAP S/4HANA para optimizar su planificación de la producción utilizando datos en tiempo real de sensores y máquinas para evitar cuellos de botella y reducir el tiempo de inactividad.
• Un minorista puede utilizar SAP S/4HANA para aumentar la fidelidad de sus clientes creando ofertas y recomendaciones personalizadas basadas en los datos y el comportamiento de los clientes y distribuyéndolas a través de varios canales.
• Un proveedor de energía puede aumentar su eficiencia con SAP S/4HANA controlando y supervisando de forma inteligente sus redes y sistemas para reducir el consumo de energía e integrar las energías renovables.

¿Cuáles son los riesgos y las oportunidades de migrar a SAP S/4HANA?

La migración a SAP S/4HANA es un cambio importante que conlleva tanto riesgos como oportunidades. Los riesgos incluyen, entre otros

• Un alto nivel de complejidad y esfuerzo, que puede dar lugar a retrasos, errores o costes adicionales.
• Falta de aceptación o apoyo de las partes interesadas, que puede provocar resistencia o conflictos.
• Insuficiente cualificación o capacidad de los empleados, lo que puede provocar cuellos de botella o pérdida de calidad.
• Insuficiente adaptación u optimización de los procesos empresariales, lo que puede dar lugar a ineficiencias o insatisfacción.

Las oportunidades incluyen un mayor rendimiento y una mejor experiencia del usuario, lo que puede conducir a un aumento de la productividad y la satisfacción. Además, un análisis más profundo de los datos y una respuesta más rápida pueden mejorar la toma de decisiones y la agilidad. Una mayor flexibilidad y una integración más sencilla pueden conducir a una mayor personalización y escalabilidad. Y, por último, una plataforma más moderna refuerza su propio poder innovador, lo que puede conducir a una mayor competitividad y viabilidad futura.

¿Cómo funciona la migración a SAP S/4HANA?

Migrar de SAP a S/4HANA no es un proceso sencillo que conlleva muchos retos y riesgos. Una migración requiere una cuidadosa planificación, preparación y ejecución para lograr los mejores resultados posibles. Hay que tener en cuenta varios aspectos, como

• La selección de la estrategia de migración adecuada (greenfield o brownfield)
• Análisis del entorno SAP existente y de los requisitos para S/4Hana
• Definición de los objetivos y el alcance de la migración
• Creación de un estudio de viabilidad y un plan de migración
• Selección de los socios y herramientas adecuados para la migración
• Realización de pruebas, formación y gestión del cambio
• Seguimiento y optimización del proceso de migración y asistencia posterior

¿Qué es greenfield y brownfield?

Greenfield, brownfield y bluefield son términos que describen distintos enfoques de la introducción o migración de tecnologías de software y gestión de datos.

Un proyecto greenfield es un proyecto completamente nuevo en el que no hay que tener en cuenta los sistemas o datos existentes. Ofrece la oportunidad de utilizar las últimas tecnologías y las mejores prácticas, pero también requiere más tiempo y recursos para su planificación y ejecución.

Un proyecto » brownfield » es un proyecto en el que hay que personalizar, ampliar o integrar sistemas o datos existentes. Un proyecto brownfield ofrece la oportunidad de beneficiarse de las inversiones y la experiencia existentes, pero también requiere más esfuerzo para analizar y coordinar los requisitos y las soluciones.

Para comprender mejor la migración de SAP a S/4HANA, veamos ejemplos de los sectores de automoción, ingeniería mecánica y seguros.

Automoción: Un fabricante mundial de automóviles quería modernizar su entorno SAP y optimizar sus procesos empresariales. Se decidió por una migración greenfield a S/4Hana Cloud para beneficiarse de las ventajas de una solución en la nube. Utilizó SAP Activate Framework como metodología para la migración y trabajó con un socio experimentado. Pudo completar su migración en menos de un año y obtuvo los siguientes resultados:

• Una reducción del 30% de los costes de TI al pasarse a la nube.
• Mejorar la eficiencia y la calidad de sus procesos empresariales mediante la utilización de las mejores prácticas.
• Aumentar la transparencia y el control de sus actividades globales mediante informes estandarizados
• Un aumento de su capacidad para innovar mediante el acceso a nuevas funciones y servicios en la nube

Ingeniería mecánica: Una empresa mediana de ingeniería mecánica quería consolidar su entorno SAP y armonizar sus procesos empresariales. Optó por una migración brownfield a S/4HANA On-Premise para proteger sus inversiones existentes. Utilizó la herramienta SAP DMO como herramienta para la migración y trabajó con un equipo interno. Pudo completar la migración en seis meses y obtuvo los siguientes resultados

• Simplificó su panorama de TI al reducir varios sistemas a uno solo
• Mejorar sus procesos de negocio adaptándose a los nuevos modelos de datos y funciones de S/4Hana
• Aumentar su rendimiento y velocidad utilizando la tecnología in-memory
• Una ampliación de sus oportunidades de negocio mediante la integración de nuevas soluciones como SAP Leonardo o SAP Cloud Platform.

Seguros: Un grupo asegurador líder quería renovar su entorno SAP y digitalizar sus procesos empresariales. Optó por una solución híbrida S/4Hana para beneficiarse de las ventajas de una combinación de soluciones en la nube y locales. Utilizó la herramienta SNP CrystalBridge como herramienta para la migración y trabajó con un socio especializado. Pudo completar su migración en nueve meses y obtuvo los siguientes resultados

• Optimización de su panorama de TI mediante el uso de servicios en la nube para funciones específicas como la analítica o la gestión de las relaciones con los clientes.
• Transformar sus procesos de negocio mediante la introducción de nuevas soluciones digitales como SAP Customer Experience o SAP S/4HANA Insurance
• Aumentar su agilidad y escalabilidad al ser capaz de reaccionar rápidamente a los cambios del mercado y cumplir con los nuevos requisitos.
• Un aumento de la satisfacción y fidelidad de los clientes al proporcionar ofertas y servicios personalizados e innovadores

Como puede ver, migrar de SAP a S/4HANA es un proceso muy individualizado que tiene en cuenta muchos factores. No existe una solución universal que se adapte a todas las empresas. Cada empresa debe definir y aplicar su propia estrategia de migración para alcanzar sus objetivos.

¿Cómo elegir la mejor estrategia para su empresa?

La elección de la estrategia de migración depende de varios factores. Por ejemplo, el estado y la complejidad del entorno SAP existente son muy relevantes. También hay que centrarse en la cuestión de los requisitos y objetivos de la migración y, por supuesto, los recursos y el presupuesto disponibles también desempeñan un papel.

Podemos darle las siguientes recomendaciones básicas:

• Realice un análisis exhaustivo de su entorno SAP actual y de sus requisitos para S/4HANA.
• Definir sus objetivos y el alcance de la migración
• Seleccionar la estrategia de migración adecuada (greenfield, brownfield)
• Crear un caso de negocio y un plan de migración para su migración
• Seleccionar los socios y herramientas adecuados para la migración
• Realización de pruebas, formación y gestión del cambio
• Supervisar y optimizar el proceso de migración y ofrecer asistencia de seguimiento

Análisis del entorno SAP existente y de los requisitos para S/4HANA

Analizar el entorno SAP existente y los requisitos para S/4HANA es un paso importante para determinar el estado actual y el estado objetivo de la migración. Esto implica responder a las siguientes preguntas

• ¿Qué sistemas, datos, procesos y funciones están disponibles y cómo están conectados?
• ¿Qué sistemas, datos, procesos y funciones deben transferirse a S/4Hana, adaptarse o redefinirse?
• ¿Qué sistemas, datos, procesos y funciones ya no son relevantes o pueden eliminarse?
• ¿Qué sistemas, datos, procesos y funciones son nuevos o se requieren adicionalmente para S/4Hana?
• ¿Qué dependencias, interfaces, personalizaciones o mejoras deben tenerse en cuenta?

Todas estas cuestiones requieren un proveedor de servicios experimentado como Sulzer GmbH, que se plantee las preguntas adecuadas como parte de la estrategia de migración y pueda recurrir a una amplia gama de herramientas y métodos de SAP.

¿Cómo garantizar el éxito de la migración?

Para garantizar el éxito de la migración, hay algunas buenas prácticas que deben seguirse. Entre ellas figura la participación de las partes interesadas. Todas las personas y grupos pertinentes deben participar e informarse en el proceso de migración para aclarar sus expectativas, tener en cuenta sus necesidades y obtener su apoyo.

La elección del socio adecuado es igual de importante. Debe elegir un socio experimentado y competente que pueda apoyarle y asesorarle durante la migración para aumentar la calidad y la eficiencia. Unas referencias adecuadas y la condición de socio oficial de SAP deberían ser un requisito mínimo, lo que supone un gran apoyo para las empresas que buscan un socio certificado como Sulzer.

Las preguntas clave a la hora de seleccionar un proveedor de servicios son:

• ¿Qué socios tienen los conocimientos técnicos y profesionales necesarios para la migración?
• ¿Cómo se organiza la cooperación con los socios?
• ¿Cómo se garantiza la calidad y el control de los socios?

Sin embargo, el éxito de la migración no sólo depende de la implantación. Por supuesto, el sistema también debe poder utilizarse con éxito después. Las pruebas y la formación son esenciales para garantizarlo.

Dedique tiempo suficiente a las pruebas y la formación para comprobar la funcionalidad y seguridad del nuevo sistema y fomentar la competencia y aceptación de los empleados. Y no lo olvide: Optimización continua para el futuro. El nuevo sistema debe supervisarse y mejorarse periódicamente para aumentar el rendimiento y la satisfacción.

Conclusión

Elegir la estrategia de migración adecuada es una parte esencial del éxito de la migración a S/4HANA. Tanto si se opta por el enfoque greenfield, brownfield o híbrido, es importante seguir las mejores prácticas que incluyen la limpieza de datos, la personalización de procesos, la realización de pruebas exhaustivas y una formación completa. Pero ahí no acaba la historia.

Con una migración bien planificada y ejecutada, las empresas pueden aprovechar las ventajas de S/4HANA y hacer más eficientes sus procesos empresariales para lograr el éxito a largo plazo.

Más enlaces sobre el tema:

Historia de cliente – SAP